Un evidence pack non è una cartella con tutti i documenti dell'impresa. È un insieme selezionato di risposte e riferimenti che permette al destinatario di capire da dove arrivano le informazioni.
Partire dalla richiesta effettiva
Conservare il questionario ricevuto, la versione, la scadenza e il periodo richiesto. Individuare eventuali istruzioni su formati, allegati e trattamento delle informazioni riservate.
Le linee guida EBA sui rischi ESG riguardano la gestione dei rischi da parte degli intermediari. Non significano che ogni PMI debba compilare lo stesso questionario o che il VSME garantisca credito.
Costruire una scheda per risposta
Per ogni domanda, collegare risposta proposta, fonte, periodo, metodo e responsabile della verifica. Indicare ciò che non è disponibile.
Una risposta numerica deve mantenere unità e perimetro. Una risposta narrativa deve descrivere una pratica reale. Se l'impresa non ha adottato un piano o un obiettivo, non sostituire la lacuna con una formulazione generica.
Controllare senza inventare contraddizioni
Verificare che le risposte siano coerenti tra loro. Una politica ambientale e l'assenza di un target quantitativo non sono, da sole, una contraddizione: la politica può riguardare altri aspetti o non includere un target.
Sono invece segnali da approfondire due totali diversi per lo stesso consumo, periodi mescolati o una dichiarazione di “dato misurato” sostenuta soltanto da una stima.
Preparare la copia da condividere
Usare allegati pertinenti, aggregati quando appropriato e privi di dati personali non necessari. La banca non deve ricevere automaticamente l'intero archivio paghe o documenti sanitari.
Conservare l'indice degli allegati e la versione inviata. Una revisione futura deve poter essere distinta dalla consegna precedente.
Il passo prima del questionario
Quando le fonti non sono organizzate, iniziare da un inventario dei dati. Non occorre confondere la preparazione di una risposta urgente con il completamento automatico di un intero report.
Per collegare le richieste al VSME, consultare la guida alla Tabella di interoperabilità. Il lavoro resta soggetto alla verifica della singola richiesta; nessun dossier è universalmente valido per tutte le banche.